Personvernerklæring

PERSONVERNERKLÆRING

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Ytterbøl & Co AS («vi» eller «oss»). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1. Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringretter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• privatkunder
• klienter i straffesaker
• kontaktpersoner hos næringskunder
• personer som er involvert eller omtales i saker vi bistår i
• kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• brukere av nettsidene våre
• jobbsøkere

2. Formål, typer opplysninger og behandlingsgrunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler, og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

2.1. Etablering av kundeforhold
Før vi kan etablere et kundeforhold, foretar vi alltid en konfliktsjekk for å avklare eventuelle interessekonflikter. Gjennomføring av konfliktsjekk tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Normalt vil ikke konfliktsjekk på vegne av næringskunder innebære behandling av personopplysninger.

Når vi etablerer et nytt kundeforhold, og ved løpende oppfølging av eksisterende kundeforhold, vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Opplysningene vi behandler for å oppfylle rapporteringsplikten og andre krav hvitvaskingsloven stiller til advokater, har rettslig grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c), at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Den rettslige forpliktelsen fremgår av hvitvaskingsloven § 4 annet ledd nr. 3.

2.2. Sakshåndtering
Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.​

2.3. Arkivhold
Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller tvist hvor det er behov for saksdokumentene. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

2.4. Kunnskapsforvaltning
Av og til utarbeider vi maler basert på råd vi har gitt i tidligere saker. Slike maler vil bli anonymisert. Vi ser også hen til tidligere saker i vårt løpende saksarbeid og rådgivning til kunder. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre erfaringer og utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

2.5. Kundeadministrasjon og fakturering
Tid og kostnader som er påløpt på en sak, registreres i vårt regnskapssystem. Kontaktopplysninger som vi har mottatt fra kunder, benyttes for fakturering. For næringskunder er det vi gjør i forbindelse med kundeadministrasjon, hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med kunden, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

2.6. Sikkerhet
Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer, vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med avdekking, oppklaring og oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

2.7. Opplysninger som samles inn via våre nettsider
Vi behandler personopplysninger som oppgis ved bruk av våre nettsider, for å følge opp brukernes henvendelser i forbindelse med påmelding til arrangementer, nyhetsbrevliste, kontaktskjema vedrørende mulige oppdrag og lignende. Dette er typisk personopplysninger som navn og kontaktinformasjon. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er ditt samtykke i forbindelse med påmeldingen eller henvendelsen, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på vårt nettsted. Informasjonskapsler er små filer som nettstedet lagrer på brukerens enhet. Les mer om hvilke informasjonskapsler vi bruker, og hva de brukes til i vår erklæring om informasjonskapsler.

2.8. Markedsføring
Vi behandler personopplysninger om eksisterende og potensielle kunder og samarbeidspartnere for markedsføringsformål, for eksempel for utsendelse av nyhetsbrev, invitasjoner til seminarer og arrangementer osv. Opplysningene som behandles for dette formålet, omfatter blant annet navn, e-postadresse, telefonnummer, adresse og vurderinger knyttet til mulige kunde-/samarbeidsforhold.

Nyhetsbrev og annen markedsføring sendes i all hovedsak til de som har gitt samtykke til dette ved påmelding via våre hjemmesider, jf. markedsføringsloven § 15 (1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

I andre tilfeller er behandlingsgrunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Vår legitime interesse for slik markedsaktivitet er å følge opp kunder med aktuelle juridiske nyheter og relevant informasjon om våre tjenester. Hvis det foreligger et eksisterende kundeforhold, vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15 (3). `

Du kan til enhver tid ta kontakt med oss hvis du ikke lenger ønsker å motta denne typen henvendelser. Du kan også enkelt melde deg av vårt nyhetsbrev ved å klikke på koblingen for avmelding nederst i det elektroniske nyhetsbrevet.

2.9. Rekruttering
Vi benytter standardiserte tredjepartsløsninger for innhenting av opplysninger i forbindelse med en rekrutteringsprosess. Behandlingsgrunnlaget i den forbindelse er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a (samtykke). Vår avtale med leverandøren av rekrutteringsportal forutsetter bl.a. strenge rutiner mht. sletting og sikkerhet.

2.10. Leverandører og samarbeidspartnere
Vi benytter ulike leverandører og samarbeidspartnere i forbindelse med våre juridiske tjenester. I den forbindelse behandler vi kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle den enkelte avtalen eller håndtere det enkelte forholdet med leverandøren eller samarbeidspartneren. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

3. Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Våre advokater og medarbeidere er underlagt taushetsplikt etter advokatloven § 32. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

4. Lagring av personopplysninger

Vi lagrer saksdokumenter for sakshåndtering så lenge saken vedvarer, før de sendes til arkiv for lagring i ytterligere 10 år i henhold til advokatloven § 36.
Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i 3 og 5 år. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5. Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

5.1. Trekke samtykke tilbake
Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

5.2. Be om innsyn
Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

5.3. Be om retting eller sletting
Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette hvis det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Retten til sletting etter personvernregelverket gjelder ikke ubegrenset. For advokatvirksomhet er det lovpålagte krav til videre oppbevaring av dokumentasjon og personopplysninger, blant annet etter advokatloven § 36 og regler om taushetsplikt.

Dette innebærer at personopplysninger knyttet til klientforhold, saksdokumentasjon og arkiv som hovedregel ikke kan slettes, selv om den registrerte ber om dette. I slike tilfeller vil behandlingen begrenses til oppbevaring og ikke brukes til andre formål.

5.4. Dataportabilitet
I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma eller andre tredjeparter. Dersom det er teknisk mulig, vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til tredjeparten.

5.5. Klage til tilsynsmyndigheten
Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. For mer informasjon om dine rettigheter etter personvernlovgivningen, se Datatilsynets nettside her: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/

6. Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7. Endringer i personvernerklæringen

Vi oppdaterer denne personvernerklæringen ved behov. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8. Kontakt oss

Kontaktinformasjon:
Advokatfirmaet Ytterbøl & Co AS
Postboks 404, 1703 Sarpsborg
kontakt@ytterbol.com
+47 69 16 18 00